Compliance trabalhista: O que é e qual a sua importância para sua empresa

Compliance vem do termo em inglês “to comply” que, em português, significa estar em acordo, obedecer, consentir, integrar. E, embora a sua utilização tenha surgido de forma astronômica apenas recentemente, o seu conceito e funcionamento começou a ser moldado por volta do século XIX, nos Estados Unidos, com o surgimento do Banco Central Estadunidense, que pretendia criar uma organização mais flexível e segura.

Posteriormente, com o avanço da globalização, das negociações comerciais internacionais, da necessidade de segurança financeira nas transações e da criação dos blocos econômicos, surgiu a necessidade de se desenvolverem técnicas que adaptassem as técnicas negociais de uma determinada organização às necessidades e regulamentações de outros países.

Dessa forma, o compliance que surgiu em um contexto exclusivamente corporativo, difundiu-se em outras áreas, atingindo os mais diversos ramos nas estruturas internas das empresas.

Neste artigo abordaremos uma das formas de compliance vitais para o bom funcionamento de uma organização e como ela poderá auxiliar uma empresa a se manter expandindo na grande competitividade do mercado. O COMPLIANCE TRABALHISTA.

 

O que é o compliance trabalhista?

Em linhas gerais, o compliance trabalhista não diverge da ideia principal de compliance, sendo uma estratégia na aplicação de políticas voltadas à integração de uma empresa a um sistema de leis, princípios e costumes no país em que almeja realizar suas atividades.

Contudo, o compliance trabalhista possui nuances bastante interessantes que ampliam esse conceito para fora da esfera jurídica, atingindo preceitos éticos, morais, organizacionais e, até mesmo, psicológicos, uma vez que se visa também, a saúde nos ambientes profissionais e um bom relacionamento entre empregado e empregador.

O seu principal objetivo é criar uma conformidade no setor trabalhista, regendo as relações interdepartamentais e criando uma associação entre os recursos humanos, o jurídico e os órgãos de direção, podendo, inclusive, direcionar o planejamento estratégico de uma empresa.

Ademais, as técnicas de compliance trabalhista também poderão ser utilizadas em ambientes externos à organização, na adaptação a acordos trabalhistas, convenções coletivas de classes, e até mesmo, em um âmbito global, a tratados e convenções internacionais.

Essas técnicas possuem como principal foco as relações de trabalho, a forma como elas afetam a estrutura organizacional da empresa, atuando de forma preventiva e em conjunto a visão que cada empresa possui para os seus próprios negócios.

 

Para que serve o compliance trabalhista?

A ideia oferecida pelo compliance trabalhista parece, à primeira vista, uma sugestão bastante óbvia, afinal, qual empresa não segue as regulamentações trabalhistas no exercício de suas atividades? Qual delas não observa a saúde organizacional dos seus negócios?

Contudo, tal acepção não é tão simples como se observa.

Atualmente, observa-se uma imensa quantidade de empresas com passivos judiciais enormes decorrentes de ações trabalhistas movidas pelo descumprimento de alguma norma.

Isso ocorre porque o dinamismo das relações empresariais, por diversas vezes, se contrapõe com o rigor dos direitos e das relações trabalhistas. Logo, o cumprimento da lei pode passar despercebido em uma situação onde a urgência supera a prudência.

Nesse sentido, o compliance trabalhista serve para aperfeiçoar a forma como os setores reagem à adversidade, solidificando um processo em que não apenas o setor de recursos humanos saberá como agir, mas também as pessoas diretamente relacionadas com a chefia e supervisão de pessoal.

Nesses casos, após a adoção de técnicas de compliance trabalhista, o dinamismo das relações empresariais poderá ser menos afetado, e a empresa conseguirá diminuir passivos orçamentários, melhorar o desempenho dos seus profissionais e manter talentos nos seus quadros de pessoal.

Isso porque haverá uma organização dos setores, onde todos serão diretamente responsáveis pelo cumprimento da regra de forma preventiva, ao invés, de apenas resolvê-la quando finalmente forem parar no judiciário.

Por exemplo, imagine a quantidade de prejuízos que poderiam ser minimizados se uma empresa adotasse um sistema de ponto eletrônico com direito a banco de horas, respeitando as normas da reforma trabalhista de 2017? Quanto prejuízo poderia ser minimizado com o não pagamento de horas extras ao mesmo tempo que o empregado conseguirá seu merecido descanso pelo período a mais trabalhado?

A adoção de tal medida poderia impedir a imposição de horas extras abusivas não comunicadas ao setor de recursos humanos.

Esse é apenas um exemplo de como o compliance trabalhista consegue, aplicando a lei, trazer benefícios para ambas as partes dentro de uma relação trabalhista.

Não é demais lembrar que o compliance poderá atuar desde o início da organização, na elaboração dos procedimentos de admissão e demissão, no pagamento de salários, vantagens e gratificações, no pagamento de impostos decorrentes da legislação trabalhista vigente, todas essas de cunho obrigatório e com penalidades severas e extremamente prejudiciais a quem não obedecer.

 

Principais razões para uma empresa adotar compliance trabalhista

Como dito anteriormente, diversas empresas possuem passivos trabalhistas enormes decorrentes do descumprimento de normas trabalhistas ou da não adaptação das suas necessidades ao rigor da legislação vigente. Esses problemas serão sempre acarretados pela ausência de estratégias de compliance. Logo, é essencial a implantação do compliance trabalhista na prevenção e gestão dos riscos aos quais as empresas estão expostas.

O primeiro benefício de sua adoção está na criação de um ambiente de trabalho saudável para empregados e empregadores.

As empresas possuem o dever de criar um ambiente compatível com o bem-estar social do empregado livres de sobrecarga de tarefas, excesso de vigilância, humilhações, desrespeitos, distinções de gênero, sexualidade, religião, entre outros.

A adoção de compliance aliada a uma cultura organizacional de respeito e ética amenizam as chances do surgimento de ações de assédio moral e sexual, diminuem conflitos entre os empregados, melhoram a saúde organizacional e possibilitam a aplicação de penalidades disciplinares compatíveis com o erro.

O segundo benefício pode ser descrito como decorrente do primeiro.

Quando é realizada uma boa atividade de prevenção, a consequência é a diminuição do passivo trabalhista das empresas. Isso diminui os gastos com o processo e os pagamentos decorrentes de condenação.

Vale ressaltar que, quando as empresas se tornam devedoras de débitos trabalhistas, elas passam a ter uma situação irregular na Justiça do Trabalho. Tal negativação poderá impedir que empresas realizem suas operações rotineiras com liberdade, por exemplo, ao impedir a fusão de empresas ou até mesmo a contratação de licitação com o poder público.

O terceiro benefício poderá ser descrito como a manutenção da boa reputação da empresa. Uma vez que o compliance trabalhista envolve princípios de integridade e conceitos éticos, a imagem da empresa como uma pessoa jurídica responsável, ética e cumpridora de suas obrigações criará no mercado uma marca positiva que poderá atrair mais clientes, investidores e novos talentos.

 

Quais os nove pilares do compliance trabalhista?

Os pilares da compliance trabalhista servem para dar sustentação à adoção de técnicas e conferir a sua efetividade. Sem esses pilares, a aplicação dessa estratégia se tornará falha, uma vez que não será capaz de se sustentar no decorrer do tempo ou de trazer os benefícios esperados pela organização. Vejamos:

Suporte da Alta Administração

Partindo de uma lógica na tomada de decisões, quem tem interesse na adoção das técnicas de compliance e delimita as metas e objetivos a serem alcançados por esta é a alta administração.

Dessa forma, na adoção de qualquer tipo de compliance é necessário que a visão da empresa e as tomadas de decisões desta estejam alinhadas com a execução das estratégias aplicadas e dos objetivos almejados. Ademais, a alta administração não deve apenas apoiar a sua aplicação, como também respeitá-la como um exemplo a ser mostrado pelo restante dos funcionários.

Avaliação de Riscos

Após delimitação de metas, deve-se analisar o histórico das empresas, as suas necessidades e os riscos a que estão expostas, considerando a legislação vigente e as políticas adotadas internamente na empresa. Com a avaliação de riscos, é possível realizar as estratégias de prevenção para evitar o problema antes que este ocorra.

Criação ou Adaptação dos Código de Conduta, Regulamento Interno e as Políticas da Empresa

Com a elaboração de estratégias de compliance, deve-se organizar documentos que expliquem os procedimentos a serem adotados pela empresa e por seus empregados ou, se estes já existirem, devem ser implementados, respeitando os princípios e valores adotados pela organização.

Criação de controles Internos

Como qualquer programa, para que seja bem implantado, é necessário que haja uma forma de efetivação e controle que costumam ser divididos em dois tipos: preventivos e detectivos.

O controle preventivo ocorre antes do ato, serve com o intuito de guiar a prática de boas condutas dentro da organização, enquanto o controle detectivo, serve como avaliação para saber se as normas estão sendo seguidas corretamente.

Ambos os controles podem ser inseridos de forma natural na organização sem que sirva de empecilho ao desenvolvimento das atividades empresariais.

Treinamento de pessoal

Uma vez estabelecidos os padrões a serem seguidos e os controles, se torna necessário a realização de treinamento periódico da equipe, com o intuito de divulgar as políticas adotadas pela empresa e disseminar o padrão de cultura organizacional almejado pela alta direção.

Canais de Denúncia

A criação dos canais de denúncia é um exemplo de controle interno realizado pelos próprios funcionários da empresa quando há violações de normas e desvios de conduta por seus superiores ou colegas. Esses canais de denúncias servem para inibir condutas prejudiciais e aumentar o grau de confiabilidade dos empregados com a empresa.

Investigações Internas

Havendo a notícia de quebra das normas difundidas, seja pelo controle detectivo seja por denúncias de qualquer natureza, surge a necessidade de se instaurar as investigações internas. Esse é um procedimento de apuração de fatos para definir a gravidade da conduta e a penalidade a ser aplicada.

Due Diligence

As empresas, além de adotarem as técnicas de compliance trabalhista, devem exigir que seus parceiros também o utilizem como forma de evitar responsabilização subsidiária ou solidária no descumprimento da norma por terceiros. Dessa forma, a pessoa jurídica deverá levantar informações quanto a adequação desse parceiro à sua cultura organizacional.

Auditoria e Monitoramento

É o momento em que se avalia a real efetividade das estratégias utilizadas. Na auditoria e monitoramento, será identificado se a empresa conseguiu alcançar as metas traçadas e quais foram as melhorias desenvolvidas dentro de sua estrutura. É possível também que se descubra a necessidade de ajustes às estratégias implementadas.

 

Como fazer um compliance trabalhista?

Não existe uma receita de bolo para a realização de compliance trabalhista, isso porque não é adequado que sempre se adotem as mesmas técnicas para todo e qualquer tipo de empresa. Nesse caso, torna-se necessária uma pesquisa prévia para que se analise as características do negócio, o tamanho, a quantidade de empregados, o setor em que se insere, entre outras especificidades.

Nesse sentido, o ideal é que exista um profissional especializado na área capaz de realizar um estudo detalhado da empresa, avaliando cada uma de suas características e necessidades. Essa etapa é muito importante para que consiga se identificar os pontos que precisam ser fortalecidos e quais áreas necessitam de maior atenção.

Após essa fase, é necessário que se mostre a alta administração os seus erros e acertos, para que, coletivamente, possa ser criado uma estratégia adequada, seguindo os pilares de compliance desde a sua implantação até a sua efetividade.

 

Quanto custa para implementar um compliance trabalhista?

A ideia de custo na implementação de um compliance trabalhista vai variar bastante de uma empresa para outra, pois deverá ser analisada a forma como serão traçadas as metas e os objetivos buscados pela organização.

Além do mais, o empresário poderá escolher sobre a contratação de um profissional exclusivo para trabalhar na empresa, e investir desde cedo em uma equipe que tenha como função principal essa especialização, ou contratar uma empresa de consultoria e terceirizar o serviço.

Outro ponto a ser observado deverá ser a aplicação de tecnologias, por exemplo, quanto aos canais de atendimento, se for criado um programa apenas para comunicação e denúncia dos descumprimentos de normas, deverá ser investido em tecnologia que assegurem a segurança de informações e anonimato.

Todos esses pontos deverão ser observados tomando como referência uma análise de mercado, onde cada empresa se torna responsável pelo próprio orçamento.